Tools und Strategien gegen den Stress
Ständig online und erreichbar - das sind die Paradigmen der modernen Arbeitswelt. Doch langsam zeigen sich Schattenseiten des beständigen Netzwerkens. Immer mehr Menschen leiden unter der Flut an Nachrichten.
Hunderte oder gar Tausende von E-Mails in der eigenen Inbox gehören für viele Menschen zum Alltag.
Unbeantwortete Mails, Terminhinweise und Link-Tipps stauen sich dort mit schöner Regelmäßigkeit, um früher oder später in Vergessenheit zu geraten. Verdrängt werden sie von zahllosen neuen E-Mails, denen wenige Tage später das gleiche Schicksal droht.
Greg Cohn glaubt, dass diese Flut der unbearbeiteten und unsortierten E-Mails zu Stress und Nachlässigkeit führt. "Es ist sehr verführerisch, einfach die eigene Inbox als To-do-Liste zu nutzen", weiß er aus eigener Erfahrung.
Doch das sei alles andere als effektiv. "Wenn du deine Inbox als To-do-Liste nutzt, begräbst du Dinge unter 500 E-Mails – und findest sie nie wieder."
Greg Cohn arbeitet in Los Angeles für Yahoo. In seiner Freizeit betreibt der die Wohltätigkeitswebsite Auctions for Change.
Nur 25 Mails in der Inbox
In Greg Cohns eigener Inbox finden sich heute meist weniger als 25 unbearbeitete E-Mails. Cohns Geheimnis: Er nutzt ein Outlook-Plugin, das auf dem "Getting Things Done"-Produktivitätssystem basiert. Das Plugin ermöglicht ihm, E-Mails Projekten zuzuordnen und diese hinsichtlich ihrer Kontexte zu sortieren.
Eine Grundidee des "Getting Things Done"-Systems ist zudem, Projekte in handhabbare Aktionen aufzuteilen. "Die nächste Aktion zum Kauf eines neuen Autos ist, zu recherchieren oder einen Autohändler anzurufen", erklärt Cohn beispielhaft. Mit dieser Strategie sei es einfacher, großen, überwältigenden Aufgaben Herr zu werden.
Produktivitätsmanagement
"Getting Things Done" wurde von dem kalifornischen Unternehmensberater David Allen erfunden. Allen hat zu dem Methode ein Buch gleichen Titels geschrieben und vertreibt heute auch Software-Tools, die bei der Umsetzung helfen sollen.
E-Mail nicht immer die beste Wahl
Wichtig zum Abbau von Stress sei auch, die eigenen Kommunikationsmittel zu hinterfragen, glaubt die ehemalige Microsoft-Vizepräsidentin Linda Stone.
Besonders kritisch sieht sie unsere Abhängigkeit von E-Mails. "Wir haben uns so in die einfache Handhabbarkeit von E-Mail verliebt, dass wir es für absolut alles benutzen – und dadurch wird es nahezu nutzlos", so Stone.
Für Brainstormings seien dagegen klassische Gespräche oder auch Wikis viel besser geeignet.
Heute 22:30 im Ö1-Magazin matrix
Janko Röttgers sprach in Kalifornien mit Linda Stone und Greg Cohn über Produktivität, Stress und den Übergang in eine neue Ära des Aufmerksamkeits-Managements.
Im zweiten Beitrag macht sich der Musikmanager Walter Gröbchen unter dem Titel "Freunderwirtschaft“ Gedanken über Bands, die aus dem Internet kommen.